Para muchos profesionales independientes, esta regulación implica prestar especial atención a las actividades que realizan para sus clientes, ya que determinadas operaciones pueden ubicarlos dentro de la categoría de sujetos obligados.
¿A quiénes alcanza la Circular 003-2026?
La circular identifica expresamente a determinados sectores y profesionales.
En el caso del sector inmobiliario, incluye a las agencias inmobiliarias cuando intervienen en el manejo de fondos para la compra y venta de bienes inmuebles.
También comprende a abogados y contadores independientes cuando realizan para sus clientes transacciones relacionadas con:
- Compra y venta de bienes inmuebles.
- Administración de dinero, valores u otros activos del cliente.
- Administración de cuentas bancarias, de ahorro o valores.
- Organización de aportes para la creación, operación o administración de empresas.
- Creación, operación o administración de personas jurídicas u otras estructuras jurídicas.
- Compra y venta de entidades comerciales.
Asimismo, la circular incluye a las Organizaciones No Gubernamentales (ONG) y Organizaciones Sociales Sin Fines de Lucro (OSFL) que recauden y/o desembolsen fondos para el desarrollo de sus actividades benéficas.
Un aspecto importante es que no basta con ejercer una profesión determinada para quedar automáticamente comprendido. En el caso de abogados y contadores independientes, la circular vincula la condición de sujeto obligado con la realización de las actividades específicamente señaladas.
¿Qué implica estar comprendido como sujeto obligado?
Los profesionales y organizaciones alcanzados deben tramitar su inscripción ante el Registro Unificado de Sujetos Obligados, administrado por la ONCDOFT.
El procedimiento se realiza mediante el sistema correspondiente, consignando digitalmente los requisitos aplicables a cada caso.
La debida diligencia pasa a formar parte del compromiso formal
Uno de los aspectos más relevantes de la Circular 003-2026 es la incorporación de una declaración jurada en línea al momento de la inscripción.
Los abogados, contadores, agentes inmobiliarios considerados sujetos obligados, así como las ONG y OSFL, deben asumir mediante esta declaración el compromiso de:
- Realizar debida diligencia al cliente.
- Determinar el origen y destino de los fondos de sus clientes al momento de efectuar la relación.
- Aplicar las demás medidas establecidas en las normas que regulan cada actividad.
Para los profesionales alcanzados, esto refuerza la importancia de contar con procesos organizados que permitan conocer adecuadamente al cliente y mantener evidencia de las verificaciones realizadas.
Mantener la información actualizada también es parte del proceso
La obligación no termina con la inscripción.
Cuando se produzcan cambios relevantes en información previamente suministrada, como domicilio, datos de contacto, estructura accionaria, reformas estatutarias, integrantes de la junta directiva, poderes de representación o documentos de identificación, el registro debe actualizarse dentro de los 30 días continuos posteriores al cambio.
La falta de actualización de cambios relevantes puede ser motivo de suspensión ante el Registro Unificado de Sujetos Obligados.
¿Qué ocurre si existen inconsistencias?
En los trámites de actualización, la ONCDOFT revisará y validará la información presentada dentro de los 30 días continuos siguientes a la consignación del último requisito.
Si la documentación presenta inconsistencias, el sujeto obligado deberá subsanarlas dentro de un plazo de cinco (5) días hábiles contados desde su notificación.
Esto hace especialmente importante mantener la documentación y los expedientes organizados y disponibles.
La certificación tiene vigencia indefinida
La circular establece además que, una vez aprobada la inscripción, se genera la certificación correspondiente y que esta tendrá vigencia indefinida, condicionada al mantenimiento de la exactitud de los datos suministrados.
También señala que no deben exigirse renovaciones periódicas anuales cuando no hayan variado los elementos que determinan la condición o estatus legal del sujeto obligado.
En otras palabras, el foco está en mantener la información actualizada cuando ocurran cambios relevantes.
¿Cómo puede AgileCheck apoyar tus procesos de debida diligencia?
Para profesionales y organizaciones alcanzados por estas obligaciones, gestionar la debida diligencia de forma manual puede implicar múltiples consultas, documentos y controles.
AgileCheck permite centralizar procesos de cumplimiento a través de funcionalidades como:
- Verificación en listas restrictivas y PEP.
- Formularios digitales de debida diligencia.
- Matrices de riesgo automatizadas y parametrizables.
- Monitoreo continuo y alertas.
- Seguimiento de noticias negativas.
- Reportes y trazabilidad de las verificaciones realizadas.
Estas funcionalidades pueden servir como apoyo tecnológico para documentar y gestionar procesos internos de conocimiento del cliente y evaluación de riesgo.
Soluciones para diferentes escalas de operación
AgileCheck está diseñado para organizaciones que requieren administrar procesos integrales de debida diligencia sobre clientes, proveedores y otras contrapartes, con matrices de riesgo configurables, monitoreo y reportería.
COX by AgileCheck ofrece una alternativa orientada a profesionales y firmas independientes que buscan digitalizar procesos de AML, KYC y debida diligencia de una manera más ágil.